Hinweise zur Nutzung

Ihre Möglichkeiten mit der 3S Software

3S ist eine moderne Software, mit der Sie die Abläufe Ihres Unternehmens steuern und bearbeiten können.

3S besteht aus verschiedenen Modulen, mit denen Sie

• die Verwaltung der Systemumgebung
• die Vertriebssteuerung
• die Auftragsbearbeitung
• die Materialwirtschaft
• die Fakturierung
• das Bestellwesen
• die Kalkulation
• die Produktion
• das Rechnungswesen
• die Kostenrechnung
• die Dokumentenarchivierung
• und die Anlagenbuchhaltung

einfach und sicher bewältigen können.

Der modulare Aufbau von 3S sorgt dafür, dass Sie die Software speziell an die Gegebenheiten Ihres Betriebes anpassen können.

So benutzen Sie dieses Wiki

In diesem Wiki finden Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um die verschiedenen Funktionen von 3S effizient nutzen und bedienen zu können.

Zusätzlich erstellen wir zu einzelnen Themen kurze Schulungsfilme, die wir auch im Internet veröffentlichen. Auf diese Filme werden wir an den entsprechenden Stellen mit einem Link hinweisen.

Wenn Sie ein Thema noch weiter vertiefen wollen, können wir Ihnen auch unsere ERP-Schulungen in der 3S-Akademie empfehlen. Auch hier führt Sie ein Link zu der entsprechenden Web-Seite bzw. zu der entsprechenden Schulung.

Zielgruppe dieses Wikis

Dieses Wiki richtet sich an zwei Benutzergruppen:

1. an Personen, die die 3S Software auf Ihrem System einrichten, also z. B. die Stammdaten anlegen und die Benutzer einrichten,
2. sowie an alle Personen, die die Software bedienen.

Wir gehen in diesem Handbuch davon aus, dass Sie mit den Grundfunktionen des Betriebssystems Windows vertraut sind. Sollte dies nicht der Fall sein, lesen Sie bitte die entsprechenden Informationen bitte im Windows Benutzerhandbuch nach.

Support und Service

Sollten Sie Fragen zu diesem Wiki oder der 3S Software haben, bekommen Sie Hilfe über das Internet. Die Adresse lautet: https://www.3S-ERP.de

Mit einer E-Mail werden wir Ihnen außerdem weitere Fragen beantworten. Richten Sie Ihre Fragen bitte an: ed.PRE-S3|ollah#ed.PRE-S3|ollah

Aufbau des Wiki

Der besseren Lesbarkeit zuliebe verwenden wir im folgenden stets die männliche Form der Anrede, z. B. Benutzer. Gemeint sind damit selbstverständlich auch die Mitarbeiterinnen Ihres Unternehmens.

In den Kapiteln dieses Wiki erhalten Sie alle Informationen, die für Sie als Benutzer wichtig sind. Spezielle Informationen für den Systemadministrator sind in Arbeit.

Damit Sie gesuchte Informationen schnell finden können, haben wir das Wiki übersichtlich aufgebaut. Der Inhalt orientiert sich an den Aufgaben, die Sie erledigen möchten.

Der schnelle Zugriff auf Informationen wird durch die folgenden formalen und inhaltlichen Elemente unterstützt:

• übersichtliches Inhaltsverzeichnisse
• Stichwortverzeichnis
• typografische Gestaltungselemente
• Hyperlinks und Fußnoten, die an wichtigen Stellen der genaueren Erklärung dienen
• Eine Suche über alle Dokumente

Die Bedeutung der Gestaltungselemente

• Mit diesem Symbol sind Aufzählungen gekennzeichnet

1. Mit Ziffern sind Handlungsschritte markiert, die Sie in der angegebenen Reihenfolge durchführen sollen

Namen von Befehlen, Datenfeldern und Schaltflächen sind auf diese Art hervorgehoben.

Code oder Eingabebeispiele werden so dargestellt.

Erste Schritte mit der 3S Software

Programm starten und anmelden

Nachdem Sie 3S gestartet haben, müssen Sie sich in dem System anmelden. Diese Anmeldung an 3S ist notwendig, um die Benutzerrechte und Möglichkeiten innerhalb des Programms zu überwachen.

1. Wählen Sie Ihren Datenbankserver aus.
2. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein.
3. Tragen Sie Ihr Kennwort in das gleichnamige Feld ein. Die Zeichen des
4. Kennwortes werden durch Sternchen (*) dargestellt.
5. Wählen Sie im Feld Mandant eine Firma aus, die Sie bearbeiten möchten.

In der 3S Software bezeichnen wir als Mandant ein Unternehmen, dessen Daten die Grundlage für die Arbeit mit der Software darstellen. Dieses Unternehmen wird in der Regel ihre eigene Firma sein.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Ok. Nun sind Sie als Benutzer im System angemeldet. Melden Sie sich wieder ab, bevor Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen. Ansonsten könnte ein anderer Mitarbeiter unter Ihrem Benutzernamen Aufgaben tätigen.

Halten Sie auch das Kennwort, unter dem Sie sich anmelden, immer geheim und geben Sie es nicht weiter.

Sie werden automatisch abgemeldet, wenn Sie die 3S Software beenden. Beachten Sie bitte, dass Veränderungen der Daten von 3S protokolliert werden. Somit sind Sie für alle Änderungen verantwortlich, die unter Ihrem Benutzernamen und mit Ihrem Kennwort vorgenommen werden.

Die Benutzeroberfläche

Nach der Anmeldung erscheint die 3S Benutzeroberfläche. Den Aufbau und die Bestandteile sehen Sie unten abgebildet:

Die Titelleiste besitzt alle Funktionen, die Sie von anderen Windows Anwendungen kennen, z. B. Minimieren des 3S-Fensters.

In der Menüleiste finden Sie die Befehle und Funktionen, mit denen Sie arbeiten können.

In dem blauen Informationsbereich können sich verschiedene Informationen oder Steuerungen befinden. Wie Sie den Informationsbereich füllen, können Sie einstellen.

Hier sind folgende Komponenten einstellbar:

• Symbole (icons) der aktuell geöffneten Programme,
• Symbole (icons) Ihrer Programmffavoriten,
• Projektbäume der Projektverwaltung,
• oder 3S QuickInfo-Felder

Auf der Arbeitsfläche werden die einzelnen Eingabemasken für die Bearbeitung der Daten angezeigt.

Hinweise zur Bedienung

Einige Funktionalitäten sind in nahezu allen Menüs gleich, daher machen wir Sie hier vorab mit der Handhabung vertraut.

Daten manuell ändern

Alle Daten sind in den Eingabemasken grundsätzlich änderbar. Das bedeutet, dass Sie auch Daten, die automatisch aus den Stammdaten in eine Eingabemaske übernommen werden, manuell anpassen können.

Datensätze anlegen oder ändern

In den meisten Eingabemasken können Sie einen Datensatz, z. B. einen Auftrag, entweder neu anlegen oder einen bestehenden aufrufen und ändern.

Neuen Datensatz anlegen

Sie haben grundsätzlich drei Möglichkeiten einen neuen Datensatz anzulegen:

• über das Symbol Neuer Datensatz in der Symbolleiste,
• über die Schaltfläche Neu am unteren Rand der Eingabemaske
• oder durch Drücken der Eingabetaste.

1. Erzeugen Sie einen neuen Datensatz (siehe oben).
2. Bestätigen Sie das nun folgende Fenster mit Ja.
3. Nehmen Sie die entsprechenden Eintragungen vor.
4. Gehen Sie danach weiter vor, wie im jeweiligen Kapitel beschrieben.

Datensatz ändern

1. Geben Sie in das Nummer-Feld die Nummer eines bestehenden Datensatzes, z. B. eines Auftrages ein. Danach wird der ausgewählte Datensatz angezeigt und kann verändert oder gedruckt werden.
2. Gehen Sie danach weiter vor, wie im jeweiligen Kapitel beschrieben.

Daten speichern

1. Wenn die von Ihnen eingegebenen Daten in die Datenbank übernommen werden sollen, müssen Sie speichern.
2. Bearbeiten Sie die Daten in der Eingabemaske wie erforderlich.
3. Klicken Sie nach Beendigung der Eingabe auf die Schaltfläche Speichern

Die Daten werden daraufhin in die Datenbank übernommen.

Daten verwerfen

Sie können jeden Vorgang abbrechen und eine Eingabemaske verlassen, ohne die Daten zu speichern. Selbst neu angelegte Datensatznummern werden nicht übernommen, wenn Sie die Eingabe verwerfen oder abbrechen.

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Dateneingabe abzubrechen:

• über das Symbol Daten verwerfen in der Symbolleiste
• oder über die Schaltfläche Abbrechen am unteren Rand der Eingabemaske.

Daten löschen

Wenn Sie Daten nicht mehr benötigen, können Sie den kompletten Datensatz löschen, z. B. das Angebot mit der Nummer 7592.

1. Rufen Sie den Datensatz auf, den Sie löschen wollen.
2. Klicken Sie entweder auf das Symbol Daten löschen in der Symbolleiste oder klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen am unteren Rand der Eingabemaske.
3. Bestätigen Sie mit Ja, wenn Sie den Datensatz wirklich löschen möchten. Wenn Sie auf Nein oder Abbrechen klicken, bleiben die Daten erhalten.

Daten kopieren

Damit Sie umfangreiche Datensätze nicht stets mit allen Informationen neu eingeben müssen, können Sie Datensätze kopieren.

1. Legen Sie einen neuen Datensatz an, z. B. für einen Artikel, und bestätigen Sie die daraufhin erscheinende Abfrage mit Ja
2. Klicken Sie auf das Symbol Daten kopieren in der Symbolleiste .
3. Geben Sie die Datensatznummer ein, deren Daten Sie kopieren möchten und bestätigen Sie mit Ok.

Die Daten aus dem kopierten Datensatz werden in den neuen Datensatz übernommen und Sie können sie beliebig verändern.

Daten suchen

Bei der Vielzahl an Daten, die mit der Zeit auf Ihrem System gespeichert sind, werden Sie sich einzelne Datensätze und -nummern nicht immer merken können.

Die Suchfunktion ermöglicht Ihnen die Suche nach jedem beliebigen Datensatz, z. B. einer bestimmten Kundennummer.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen bestimmten Datensatz zu finden:

• über das Symbol Daten suchen in der Symbolleiste
• über die Schaltfläche Suchen in manchen Eingabemasken
• oder über die „ … “ Schaltfläche, die häufig neben Eingabefeldern zu finden ist.

1. Klicken Sie auf eine Such-Schaltfläche.

Nun sehen Sie eine Suchmaske, wie die hier abgebildete.

Die 3S Software bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, Daten zu finden.

• Mit der Standardsuche tragen Sie zuerst die Begriffe ein, nach denen Sie suchen wollen.
• Bei der inkrementiellen Suche (On the Fly) wird gesucht, sobald Sie schreiben. Wenn Sie also im Feld Postleitzahl eine 5 eingeben, sehen Sie alle Kunden, die mit Postleitzahl 5 beginnen. Tippen Sie dann noch eine 7, wird die Auswahl auf Kunden mit Postleitzahl 57 reduziert und so weiter. Oftmals bietet die inkrementielle Suche die Möglichkeit schneller zum Ziel zu gelangen.

Standard Suche

Um die Standardsuche durchzuführen, verfahren Sie wie folgt:

1. Geben Sie den Suchbegriff in eines der Suchfelder ein. Sie können auch in mehr als ein Feld Daten eingeben, dann werden die Datensätze angezeigt, die auf jedes der eingetragenen Felder passen.
2. Geben Sie an, ob auch Bemerkungen und Hinweise oder andere Daten in die Suche mit einbezogen werden sollen, indem Sie an dieser Option ein Häkchen setzen.
3. Sie können alle vorgenommenen Eintragungen wieder löschen, indem Sie auf die Schaltfläche Selektion löschen klicken.
4. Danach können Sie erneut mit der Eingabe beginnen.
5. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche suchen.
6. Daraufhin wird die Datenbank durchsucht und die gefundenen Einträge werden in einer Tabelle aufgeführt.
7. Klicken Sie auf den Pfeil links neben dem gewünschten Eintrag und bestätigen Sie mit Ok. Die Daten werden dann in die Eingabemaske übernommen.

Inkrementielle Suche

Wenn Sie im Menü der Suchmaske auf On the fly drücken, oder die Taste F7 drücken, wird die inkrementielle Suche eingeschaltet. Die Suche beginnt jetzt sofort.

In der Ergebnistabelle der Suche werden alle gefundenen Daten angezeigt, da die Eingabefelder der Suchmaske mit einem * gefüllt sind. Das * in einem Feld ist ein Joker, der auf alle Einträge passt. Beginnen Sie also in einem Datenfeld vor dem * zu schreiben und achten Sie darauf, dass * nicht gelöscht wird. Wenn Sie * versehentlich löschen, fügen Sie es einfach mit der Tastatur wieder ein.

Zusatztexte

Zusatztexte erfassen

In vielen Eingabemasken können Sie neben den eigentlichen Daten zusätzliche Informationen in Form von Text hinterlegen. Es gibt die folgenden Zusatztexte:

• Kopftexte für den Ausdruck in Kopfzeilen,
• Fußtexte für den Ausdruck in Fußzeilen,
• Interne Texte, die nur auf haus-internen Ausdrucken erscheinen,
• Externe Texte, die auch auf allen Ausdrucken erscheinen, welche Ihr Haus verlassen und
• Bemerkungen und Hinweise.

Die Vorgehensweise zum Eingeben und Formatieren von Zusatztexten ist stets die gleiche.

1. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, z. B. Kopftexte. Es öffnet sich ein Eingabefenster für den Text.
2. Verfassen Sie den gewünschten Text.

Text formatieren

Sie können bei Bedarf das Erscheinungsbild des Textes ändern, indem Sie den Text formatieren. Dazu stehen Ihnen die verschiedenen Windows Standardsymbole zur Textformatierung zur Verfügung. Folgende Eigenschaften des Textes können geändert werden:

• Fett
• Kursiv
• Unterstrichen
• Texfarbe
• Schriftart
• Schriftgröße

Markieren Sie zuerst den Text, bevor Sie ein Formatierung zuweisen. Sie können Text auch aus anderen Windows Anwendungen wie z.B. Word in das Eingabefeld über die Zwischenablage kopieren. Benutzen Sie hierzu die Shortcuts Kopieren (Strg+C) / Einfügen(Strg-V).

Die 3S ERP-Module