Einkauf

Bestellungen

Bestellvorschläge bearbeiten

Die Bestellvorschläge sind der Dreh- und Angelpunkt der Bestellabwicklung. Es können Vorschläge manuell angelegt werden, bestehende Vorschläge angepasst und verändert werden und Vorschläge aus den Dispositionsdaten der 3S Software automatisch erstellt werden.

Die Maske für die Bestellvorschläge bietet Ihnen eine sehr mächtige, dennoch übersichtliche Ansicht auf Ihre notwendigen Bestellungen.

Um die Maske für die Bestellvorschläge aufzurufen, wählen Sie Einkauf -> Bestellungen -> Vorschläge bearbeiten aus dem Menü aus.

Grundsätzliche Einstellungen für die Bestellvorschläge

1. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der für diese Vorschläge verantwortlich ist.
2. Wählen Sie, ob erstellte Bestellungen direkt ausgedruckt werden sollen.
3. Stellen Sie ein, ob dieser Mitarbeiter immer zugeordnet werden soll.
4. Wählen Sie aus, welche Warnungen ausgegeben werden sollen. Die Wartungen erscheinen im Informationsbereich am unteren Rand der Vorschlagsmaske für die jeweils aktuelle Vorschlagszeile.
5. Mit Filter können Sie die anzuzeigenden Vorschläge nach Datum, nach Artikel, nach Warengruppe, nach Lieferant, nach Projekt oder nach Kostenstelle filtern.

Zusätzlich können Sie mit dem Kontextmenü einer Bestellvorschlagsposition viele Funktionen erledigen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Position, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Bestellung aufrufen

Wenn aus diesem Vorschlag bereits eine Bestellung generiert wurde, können Sie hiermit die generierte Bestellung öffnen und bearbeiten. Wenn die Bestellung noch nicht generiert wurde, ist dieser Menüpunkt ausgeschaltet. Sie erkennen, ob eine Bestellung generiert wurde an der zugeordneten Bestellnummer, die in der Spalte Auswahl/Vorgang in der Bestellvorschlagstabelle dargestellt wird.

Ist noch keine Bestellung generiert worden, befindet sich <Neu> in der Spalte.

Vorschlag aufteilen

Hiermit weisen Sie die Software an, die Gesamtmenge der vorgeschlagenen Position über einzelnen Liefertermine oder auch einzelne Lieferanten zu verteilen. Es erscheint eine Maske, in der Sie Menge, Datum und Lieferant eingeben. Rufen Sie Vorschlag aufteilen für jede weietre Aufteilung erneut auf.

Vorschläge zusammenfassen

Durch Mausklick auf einzelne Positionen bei gleichzeitig gedrückter Strg-Taste starten Sie die Mehrfachauswahl von Positionen. Auf diese Weise können Sie mehrere Positionen gleichzeitig markieren.

Wenn Sie mehr als eine Position ausgewählt haben, können Sie diese zusammenfassen. Hierzu ist es erforderlich, dass Sie Positionen mit dem selben Artikel markiert haben. Durch das zusammenfassen wird aus diesen Positionen eine einzige Position erstellt. Die Mengen werden hierbei addiert und als Lieferzeitpunkt wird automatisch der erste Termin aller ausgewählen Positionen benutzt.

Vorschlag bearbeiten

Um einen Bestellvorschlag zu bearbeiten, wählen Sie diesen Punkt aus dem Kontextmenü.

Preise neu ermitteln

Ermittelt die Preise für die Positionen neu.

Alle Preise anzeigen

Zeigt die Preise für diese Position an. Es erscheint ein Fenster mit einer Liste, auf der die vorhandenen, bereits definierten Preise dargestellt werden. Oben links in dem Fenster wählen Sie zwischen:

• Preisfindung automatisch
• Preisfindung auf Grundlage der aktuellen Preise
• Preisfindung auf Grundlcge der alten Preise
• Preisfindung auf Grundlage der neuen Preise

Aktuelle Preise, alte Preise und neue Preise sind die Preise, wie Sie z. B. im Artikelstamm oder im Lieferantenartikelstamm für einen Zeitraum definiert wurden.

Disposition anzeigen

Zeigt die Disposition für den ausgewählten Artikel an. Hiermit verschaffen Sie sich den Überblick, warum die entsprechende Bestellmenge vorgschlagen wird. Die Disposition berücksichtigt den aktuellen Bestand, die Bedarfe aufgrund von Kundenaufträgen, Beistellungen und auch „automatischer Bedarf“, welcher entsteht, wenn dieses Teil für die Produktion eines benötigten übergeordneten Teiles notwendig ist.

Für jeden Fall sehen Sie in der Disposition des Artikels die Mengen, die Bedarftermine, die Bedarfsgründe und auch die Bedarfszeitpunkte des Artikels.

Lagerbestand anzeigen

Zeigt Ihnen alle Lagerbestände, Lagerorte und Stellplätze des ausgewählten Artikels an.

Lagerbewegungen anzeigen

Zeigt Ihnen an, welche Lagerbewegungen für diesen Artikel stattgefunden haben.

Verfügbare Lieferanten anzeigen

Listet Ihnen die Lieferanten auf, welche für diesen Artikel als Lieferanten eingestellt sind. Jeder Lieferant, der im Lieferantenartikelstamm mit diesem Artikel eingestellt ist, wird hier aufgeführt.

Bestellungen erstellen

Generiert die Bestellungen für die ausgewählten Positionen. Auch hier können mehrere Positionen gleichzeitig ausgewählt werden, für die dann auch einzelne Bestellungen generiert werden.

Vorschläge erstellen als

Position / Liefertermin in neuem Vorgang: Erstellt Vorschläge in einer neuen Bestellung

Neue Position einer offenen Bestellung: Öffnet eine Suchmaske, in der nach einer offenen Bestellung mit dieser Artikelnummer gesucht wird. Nach Auswahl der offenen Bestellung wird diese Bestellung um die zuvor ausgewählte Position des Bestellvorschlages ergänzt.

Menge einer offenen Position erhöhen: Sucht nach einer offenen Bestellung dieses Artikels und erhöht die entsprechende Menge um die Menge des zuvor ausgewählten Bestellvorschlages.

Projekt zuordnen

Keinem Projekt: Hebt die Projektzuordnung dieser Position auf.

Standard-Projekt: Ordnet das Standard-Projekt dieser Position zu.

Projekt suchen: Sucht ein Projekt und ordnet das ausgewählte Projekt dann der Position zu.

Vorschläge löschen

Löscht die ausgewählten Vorschlagspositionen nach einem Dialog aus der Auswahlliste.

Erstellen von neuen Vorschlägen

1. Wählen Sie Programm -> Neuen Bestellvorschlag erstellen aus dem Menü des Bestellvorschlagsfensters.
2. Wählen Sie den Artikel und Artikelindex aus oder suchen Sie den entsprechenden Artikel mit der Suchen-Schaltfläche.
3. Wählen Sie bei Bedarf die Kostenstelle aus, die mit dieser Bestellung belastet werden soll.
4. Wählen Sie den Bestelltermin für die Bestellung.
5. Tragen Sie zu bestellende Menge ein.
6. Wählen Sie den Lieferanten für die Bestellung aus oder suchen ihn mit den Suchen-Schaltflächen. Die linke Schaltfläche sucht alle Lieferanten, die rechte sucht nur die Artikellieferanten – also die Lieferanten, für die dieser Artikel speziell im Aktikellieferantenstamm definiert sind.
7. Tragen Sie den Bestellpreis und die Bestellwährung ein, oder nutzen Sie die Suchen-Schaltfläche zur Preisermittlung.
8. Wenn es sich um einen Pauschalpreis für eine vorgegebene Menge handelt, markieren Sie Pauschalpreis und tragen Preis und Menge ein. Ansonsten tragen Sie unter Preiseinheit ein, für welche Menge der Preis definiert ist.
9. Stellen Sie den Rabatt in Prozent ein.
10. Wenn Sie diesen Bestellvorschlag und die daraus resultierende Bestellung einem Projekt zuordnen wollen, stellen Sie ein, welches Projekt zugeordnet werden soll. Sie können auch ein Projekt über die Suchen-Schaltfläche auswählen.
11. Wenn Sie mit der Bestellung einen bestehenden Rahmenvertrag nutzen wollen, tragen Sie die zugehörige Rahmenvertragsvereinbarung unter Rahmenbestellung und die entsprechende Position aus der Rahmenvereinbarung unter Rahmenposition ein.
12. Zur Eingabe drücken Sie auf Ok.

Vorschläge aus Disposition importieren

Die 3S-Nettobedarfsermittlung / Disposition errechnet Ihnen automatisch oder manuell auf Anforderung aus, wann Sie welche Teile benötigen. Nach dem Dispositionslauf, den Sie z. B. täglich automatisch durchführen können, können Sie das Ergebnis — also die daraus resultierenden Bedarfe — u. A. in die Bestellvorschlagsliste übernehmen.

1. Wählen Sie Programm -> Vorschläge aus Disposition importieren aus dem Menü der Bestellvorschlagsmaske.
2. Grenzen Sie unter: Datum, Artikel, Warengruppe, Projekt und Kostenstelle ein, welche Vorschläge importiert werden sollen. Wenn Sie keine Einstellung verändern, werden alle vorhandenen Vorschläge aus der Disposition importiert.
3. Wählen Sie aus, ob Sie aus der Disposition die Bestellvorschläge, die Vorschläge für Fremdfertigungen oder beides gleichzeitig importieren wollen.
4. Drücken Sie auf Ok um die Vorschläge aus der Disposition zu importieren.

Aufruf und manuelle Änderung von Bestellvorschlägen

Nachdem Sie Vorschläge eingegeben oder importiert haben, können Sie diese manuell bearbeiten. Machen Sie einen Doppelklick auf die entsprechende Vorschlagsposition oder klicken Sie rechts und wählen Vorschlag bearbeiten aus den Kontextmenü. Bearbeiten Sie danach den Bestellvorschlag wie unter Bestellvorschläge bearbeiten beschrieben.

Bestellungen aus ausgewählten Vorschlägen erstellen

Klicken Sie im Menü der Bestellvorschlagsmaske auf Programm -> ausgewählte Vorschläge erstellen. Hierdurch werden aus den Vorschlägen Bestellungen generiert. Vergessen Sie vorher nicht, den zuständigen Mitarbeiter auszuwählen und zu entscheiden, ob die generierten Bestellungen sofort gedruckt werden sollen. Wenn Sie auf den sofortigen Ausdruck verzichten, können Sie die erstellten Bestellungen später automatisch mit Stapeldruck drucken lassen.

Eine generierte Bestellung erkennen Sie an der Bestellnummer in der Auswahl/Vorgang-Spalte.

Preisermittlung

Um die Preise für alle Vorschläge neu zu ermitteln, wählen Sie aus dem Menü der Bestellvorschlagsmaske Programm -> alle Preise neu ermitteln aus. Wenn Sie die Preise nur für bestimmt Positionen neu ermitteln wollen, markieren Sie diese Positionen und wählen nach Rechtsklick auf einer dieser Positionen aus dem Kontextmenü Preise neu ermitteln aus.

Die 3S ERP-Module