Einkauf - Bestellungen

Einkauf

Bestellungen

Mit den Bestellungen bestellen Sie Ware bei Ihren Lieferanten. Hierbei kann es sich sowohl um Teile handeln, die Sie beim Lieferanten beziehen als auch um Teile, die Sie zur Erringung einer Leistung an den Lieferanten schicken. Bei solch einem Vorgang bestellen Sie die veränderten Teile und geben die zu verändernden Teile als sogenannte Beistellung an Ihren Lieferanten heraus.

Die 3S Bestellvorgänge berücksichtigen diese verbreitete Methode — auch verlängerte Werkbank oder Fremdfertigung genannt — in allen Bestellvorgängen.

Zusätzlich berücksichtigt 3S auch die Überwachung der Teile und sorgt durch Umbuchung auf das Lager des Lieferanten dafür, dass Sie zu jeder Zeit wissen, wer Ihre Teile hat und wie viel wann zurückerwartet werden. Auf diese Weise können Sie besser planen. Das wird besonders wichtig, wenn Sie Fremdfertigungen innerhalb Ihrer eigenen Herstellungsprozesse einbauen.

Bestellungen bearbeiten

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Durch Menü-Mausklick auf Einkauf -> Bestellungen -> bearbeiten können Sie Bestellungen neu anlegen und bestehende Bestellungen bearbeiten.

Die Bestellmaske hat vier einzelne Reiter: Bestellung zum Erfassen der Kopfdaten, Lieferanschrift sowie Beistellanschrift zum Erfassen oder Zuordnen der entsprechenden Adressen und Positionen um die einzelnen Bestellpositionen zu bearbeiten.

Sie können auf den einzelnen Reitern erst arbeiten, nachdem Sie entweder eine neue Bestellung generiert haben, oder eine bestehende Bestellung zur Bearbeitung ausgewählt haben. Drücken Sie also auf Neu oder suchen Sie eine vorhandene Bestellung oder geben Sie die Nummer zur Auswahl einer bestehenden Bestellung ein.

Wenn Sie eine neue Bestellung anlegen, können Sie einen Lieferanten auswählen oder alternativ auch eine Rahmennummer für den Fall, dass Sie eine Rahmenvereinbarung mit Ihren Lieferanten getroffen haben und aus diesem Rahmen abbuchen wollen.

Bestellung

  1. Nach Eingabe des Lieferanten, wird die Bestellanschrift Ihres Lieferanten bereits gefüllt. Wenn Sie Veränderungen vornehmen wollen ist das jetzt möglich.
  2. Bestellung erfasst am beinhaltet das Datum, an dem die Bestellung erfasst wurde.
  3. Bestellung bestätigt am gibt an, an welchem Tag Ihr Lieferant Ihre Bestellung z. B. mit einer Auftragsbestätigung bestätigt hat. Dieses Datum tragen Sie erst ein, wenn die Bestellung bestätigt wurde.
  4. Zuständig ist der Name Ihres Mitarbeiter, der für die Bestellung zuständig ist.
  5. Die Zahlungsbedingungen wurden aus dem Lieferantenstamm des ausgewählten Lieferanten bereits übernommen. Können aber für diese Bestellung geändert werden.
  6. Währung gibt die Währung an, mit der die Bestellung ausgeführt werden soll.
  7. Unter Auftragsart können voreingestellte Auftragsarten zuordnen. Um mit Auftragsarten arbeiten zu können, müssen Sie vorher Auftragsarten in den Stammdaten definieren. Wenn Sie Auftragsarten definiert haben, wird dieses Feld automatisch zur Pflichteingabe.
  8. Unter Steuerbehandlung stellen Sie ein, wie diese Bestellung steuerrechtlich zu behandeln ist.
  9. Wählen Sie aus, ob diese Bestellung berechnet wird.
  10. Geben Sie unter Ihr Angebot vom und unter Ihre Angebotsnummer die Daten ein, wenn Sie sich bei der Bestellung auf ein Angebot Ihres Lieferanten beziehen.
  11. Stellen Sie den zuständigen Sachbearbeiter und die Abteilung des Lieferanten ein.
  12. Mit Formularvariante wählen Sie aus, wie das Bestellformular aussehen soll. Mit der 3S Software haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Formulare für den selben Vorgang zu benutzen.
  13. Wenn Ihre Bestellung unterzeichnet werden soll, können Sie unter Unterschrift1 und Unterschrift2 erfassen, welche Ihrer Mitarbeiter unterzeichnen müssen. Welche Texte für die Unterschriften verwendet werden, können Sie in den Stammdaten der Mitarbeiter einstellen.
  14. Wenn Sie auf eine Anlage aufmerksam machen wollen, tragen Sie dies in das Feld Anlage ein.
  15. Wenn Ihr Lieferant Ihre Bestellung bestätigt hat, können Sie unter Auftragsbestätigungs-Nr. die Auftragsbestätigungsnummer Ihres Lieferanten eintragen.
  16. Wählen Sie zusätzlich aus, ob eine Auftragsbestätigung erforderlich ist oder nicht.
  17. Mit den Zusatztextfeldern Kopftexte, Fußtexte und Bemerkungen haben Sie die Möglichkeit zusätzliche Texte für die Bestellung zu erfassen.
  18. Kopftexte werden dabei vor und Fußtexte nach den Bestellpositionen gedruckt.

Lieferanschrift

Hier erfassen Sie die Anschrift, an die die Bestellung geliefert werden soll. Sie können die Lieferadresse über die Lieferadressnummer suchen, oder eine eigene Lieferadresse eingeben. Wenn Sie die Lieferadresse nicht eingeben, wird sie
nicht auf der Bestellung vermerkt.

Zusätzlich zu jeder Lieferadresse können Sie die Lieferbedingungen und auch die Versandart vorgeben, mit der Ihr Lieferant arbeiten soll.

Beistellanschrift

Die Beistellanschrift ist die Adresse Ihres Lieferanten, an die die beigestellten Teile für die Fremdleistung geschickt werden. Zusätzlich können Sie eine Anlieferstelle und auch die Versandart angeben.

Positionen

Auf der rechten Seite der Maske befindet sich eine Tabelle mit allen Positionen. Hier können Sie mit Anfügen, Einfügen und Löschen die einzelnen Positionen bearbeiten.

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  1. Wenn Sie z. B. die Bestellung aus einer Anfrage oder einem Angebot übernommen haben, ist es möglich, die Positionen aus diesem Vorgang zu übernehmen. Drücken Sie auf die Schaltfläche Positionsübernahme um auszuwählen, welche Positionen Sie übernehmen wollen.
  2. Für jede Position wird der Positionstext aus dem Artikelstamm übernommen. Auch Zusatzartikel, interne und externe Texte werden übernommen. Sie können für diese Bestellung die Werte bei Bedarf ändern.
  3. Sie können für jede Bestellposition verschiedene Mengen zu verschiedenen Terminen erfassen. Eine Position kann beliebig viele Termine mit Bestellmengen enthalten. Für jeden Termin können die Stückzahl, das Datum zu dem der Artikel geliefert werden soll (Termin bestellt) sowie der Termin, zu dem Ihr Lieferant bestätigt hat (Termin bestätigt) und vier darauf folgende Terminänderungen erfasst werden. Geben Sie mindestens Menge und das Datum Termin bestellt ein.
  4. Weitere Mengen / Lieferzeitpunkte für die selbe Bestellposition können Sie unterhalb des Mengen/Terminfensters wiederum mit Anfügen/Einfügen/Löschen verändern.
  5. Stellen Sie ein, ob Sie die Termine tagesgenau oder als Kalenderwoche auf Ihrer Bestellung durchen wollen.
  6. Zur besseren Zuordnung für Ihren Lieferanten können Sie unter Positionsnr. des Angebots die Positionsnummer hinterlegen, mit der Ihr Lieferant Ihnen diese Position angeboten hat.
  7. Wählen Sie aus, ob Sie mit einem Preis pro Einheit oder mit einem Pauschalpreis für die Position bestellen wollen. Wenn Sie Preis pro Einheit definieren, wird die Einheit und die Preismenge aus den Stammdaten übernommen. Hier könnte dann z. B. Preis „pro 1 Stück“ stehen. Auch diese Definition können Sie nur für diese Bestellung hier ändern. Wenn ein eindeutiger Preis ermittelt werden kann, wird auch das Preisfeld entsprechend gefüllt. Wenn Sie keinen Eintrag haben, können Sie mit der Suchen Schaltfläche neben dem Preis einen Preis suchen. In jedem Fall können Sie auch den Preis von Hand ändern oder eingeben.
  8. Geben Sie den Rabatt für die Position ein.
  9. Geben Sie an, in welcher Wärung dieser Artikel bestellt wird.
  10. Geben Sie an, welche Referenzmenge Sie bestellen wollen. Sie haben hier die Möglichkeit, den Artikel mit einer anderen Mengeneinheit zu bestellen. Z. B. könnten Sie ein Halbzeug als mit den Abmessungen lagern, auf der Bestellung aber die Masse in kg angeben. Wenn Sie auf die entsprechende Schaltfläche neben der Referenzmenge drücken, öffnet sich eine Maske, mit der die Referenzmenge z. B. anhand der Artikeleigenschaften automatisch umgerechnet werden kann. Die Umrechnungsformeln und Eigenschaften werden in den Stammdaten definiert.
  11. Unter Kostenstelle und Kostenträger können Sie bereits jetzt schon Vorgaben machen, auf welche Kostenstelle oder Kostenträger der Artikel später beim Rechnungseingang gebucht werden soll.
  12. Geben Sie ein, welcher Lagerort beim Wareneingang vorgegeben werden soll.
  13. Der Bestellstatus für diese Position wird eingestellt. Es gibt folgende Status:
    • Bestellung erledigt,
    • Bestellung bestätigt,
    • Bestellung erledigt und
    • Bestellung annulliert.
  14. Erfassen Sie Zusatzartikel, die zusammen mit dieser Position bestellt werden müssen.
  15. Erfassen Sie Beistellungen, welche mit dieser Bestellung an den Lieferanten geliefert werden müssen.
  16. Mit Termin verschieben werden der ehemals bestätigte Termin und die Änderungsterminfelder automatisch nach recht verschoben und der neue Termin wird bei Termin bestätigt eingetragen. Hierdurch sind schnelle Terminänderungen möglich.
  17. Erfassen oder ergänzen Sie wenn notwendig noch Eigenschaften für den Artikel.
  18. Wenn Sie Ihre Bestellung drucken wollen drücken Sie auf Drucken.

Die 3S ERP-Module

Basis Einkauf/Verkauf Produktion Buchhaltung Zeiterfassung
Systemumgebung Auftragsbearbeitung Produktionsplanung Finanzbuchhaltung Personalzeiterfassung
Projektverwaltung Bestellwesen Lohnfertigung Kostenrechnung Betriebsdatenerfassung (BDE)
GDPdU-Schnittstelle OP-Verwaltung Qualitätsmanagement Anlagenbuchhaltung Projektzeiterfassung
Dokumentenmanagement Schnittstelle Fremdbuchhaltung Produktkonfigurator SEPA-Zahlungsverkehr
GoBD Schnittstelle Provisionsabrechnung Grafische Plantafel Kontoauszüge nach MT940
CRM Tourenplanung Wekzeugverwaltung
Behälterverwaltung Gefahrstoffmanagement
EDI CAD-Schnittstelle