Einkauf - Anfragen und Angebote bearbeiten

Einkauf

Anfragen / Angebote

Anfragen und Angebote bearbeiten

3S TIPP: So haben Sie Ihre Lieferanten im Griff

Wenn Sie bereits die Anfragen an Ihre Lieferanten mit 3S erstellen, haben Sie den Vorteil, dass 3S auch den Eingang der Angebote überwachen kann. Sobald Sie die resultierenden Angebote von Ihren Lieferanten erhalten, geben Sie diese als Angebote ein. Hierdurch weiß die Software, dass die Anfrage erledigt ist.

Im Gegenzug können Sie auf diese Weise auch noch nicht erhaltene Angebote automatisch anmahnen, um sicher zu stellen, dass Ihr Lieferant Sie nicht vergisst.

Das 3S Bestellwesen / Einkauf ermöglicht vor den Bestellungen, Anfragen an Ihre Lieferanten zu stellen. Auch die Überwachung der offenen Anfragen ist möglich. Zur Kontrolle, zur späteren Preisfindung und auch zur Kalkulation empfehlen wir Ihnen, die von Ihren Lieferanten angebotenen Preise und Konditionen gleich zu erfassen.

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  1. Starten Sie Einkauf -> Anfragen/ Angebote -> bearbeiten. Hiernach öffnet sich die oben abgebildete Maske für die Anfragen.
  2. Geben eine Anfragenummer ein um eine bestehende Anfrage zu bearbeiten oder erstellen Sie eine neue Anfrage.
  3. Wählen Sie den Lieferanten für die Anfrage aus.
  4. Erfassen Sie Anfragedaten wie zuständig, Abteilung, Abgabetermin und Priorität.
  5. Wenn Sie möchten können Sie eine Formularvariante für die Anfrage auswählen.
  6. Erfassen Sie die Zahlungsbedingungen und Lieferbedingungen.
  7. Wenn Sie eine bestehende Anfrage bearbeiten wollen, weil Ihr Lieferant mit einem Angebot geantwortet hat, erfassen Sie das Angebotsdatum, die Angebotsnummer, die erteilten Rabatte sowie die Gültigkeits- und Wiedervorlagedaten.
  8. Bei Bedarf erfassen Sie Ihre Lieferadresse in dem Reiter Lieferanschrift.

In 3S unterscheiden sich Anfragen an Ihren Lieferanten und die daraus resultierenden Angebote des Lieferanten nur durch einen Status in der Anfragen- und Angebotsmaske. Wenn Sie also ein Anfrage erstellen und Ihr Lieferant darauf mit einem Angebot antwortet, erfassen Sie die Angebote innerhalb der selben Maske, mit der Sie die Anfrage erstellt haben.

Anfragepositionen erfassen

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  1. Wählen Sie den Reiter Positionen.
  2. Geben Sie die Artikelnummer und den Artikelindex ein oder suchen Sie den Artikel mit der Artikelsuche.
  3. Wählen Sie Preis pro Einheit oder Pauschalpreis aus.
  4. Tragen Sie die Menge, die Sie anfragen ein.
  5. Wenn Sie ein Angebot Ihres Lieferanten erfassen,welches als Resultat dieser Anfrage eingetroffen ist, dann tragen Sie den Preis und den Rabatt für die Position ein.
  6. Wählen Sie aus, ob Sie die bestellten Mengen mit einem festen Liefertermin, einem Zeitraum nach Auftragseingang oder mit einem Lieferplan geliefert bekommen.
  7. Wählen Sie die Währung aus.
  8. Bei Status erfassen Sie den Status dieser Anfrage:
    • Anfrage erstellt,
    • Angebot erhalten,
    • Angebot abgelehnt,
    • Anfrage abgelehnt,
    • Anfrage annulliert oder
    • Anfrage erledigt.
  9. Fügen Sie bei Bedarf weitere Artikelpositionen der Anfrage mit Anfügen oder Einfügen hinzu.
  10. Drucken Sie die Anfrage, um sie per Post zu versenden, zu Mailen oder zu faxen.

Wenn Ihr Lieferant Ihnen die Anfrage beantwortet hat, erfassen Sie die Preise und die Konditionen.

Übernahme der Angebotspreise

Wenn Sie möchten, können Sie die Preise jetzt gleich noch in den Artikel-Lieferantenstamm übernehmen lassen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Preise in Artikel-Lieferantenstamm übernehmen.

Es öffnet sich folgendes Fenster:

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  1. Der Lieferant ist vorbelegt, Sie können aber auch einen anderen auswählen.
  2. Gültig ab ist mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Sie können dies ändern.
  3. Unter Gültig bis erfassen Sie das Datum bis zu dem die Preise gültig sind.
  4. Bei Preisübernahme stellen Sie ein, ob die Preise als aktuelle Preise übernommen werden sollen, oder als neue Preise.
  5. Unter Rabattübernahme wählen Sie aus, ob Sie den angegebenen Rabatt auch in den Artikel-Lieferantenstamm übernehmen wollen.
  6. Führen Sie die Preisübernahme mit OK aus.

Die 3S ERP-Module

Basis Einkauf/Verkauf Produktion Buchhaltung Zeiterfassung
Systemumgebung Auftragsbearbeitung Produktionsplanung Finanzbuchhaltung Personalzeiterfassung
Projektverwaltung Bestellwesen Lohnfertigung Kostenrechnung Betriebsdatenerfassung (BDE)
GDPdU-Schnittstelle OP-Verwaltung Qualitätsmanagement Anlagenbuchhaltung Projektzeiterfassung
Dokumentenmanagement Schnittstelle Fremdbuchhaltung Produktkonfigurator SEPA-Zahlungsverkehr
GoBD Schnittstelle Provisionsabrechnung Grafische Plantafel Kontoauszüge nach MT940
CRM Tourenplanung Wekzeugverwaltung
Behälterverwaltung Gefahrstoffmanagement
EDI CAD-Schnittstelle