Auftragsbearbeitung Rechnungen bearbeiten

Auftragsbearbeitung

Rechnungen und Gutschriften bearbeiten

  1. Wählen Sie den Befehl Verkauf -> Rechnungen u. Gutschriften -> bearbeiten.
  2. Erstellen Sie eine neue Rechnung oder geben Sie die Nummer einer bestehenden Rechnung ein, die Sie ändern möchten.
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Allgemeine Rechnungsdaten erfassen

  1. Geben Sie im Feld Rechnungsempfänger die Kundennummer des Rechnungsempfängers an. Die Daten zur Adresse, zu den Zahlungsbedingungen, der Zuständigkeit, des Vertreter und der Rabatte werden dann aus dem Kundenstamm übernommen und können nach Bedarf für diese Rechnung geändert werden.
  2. Wählen Sie im Feld Währung die Währung aus, mit der berechnet wird.
  3. Wenn Sie eine Sekundärwährung ausgeben möchten (z. B. USD) können Sie unter Sekundärwährung die entsprechende Währung auswählen.
  4. Die Felder Mehrwertsteuer und ermäßigt werden automatisch mit Werten aus den Stammdaten hinterlegt und können hier nicht geändert werden.
  5. Wählen Sie danach aus, ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt.

Positionen erfassen

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#Wählen Sie das Register Positionen. Wenn Sie diese Funktion zum ersten Mal aufrufen, nachdem Sie eine neue Rechnung erstellt haben, erscheint ein Fenster, in dem Sie einzelne Artikel eingeben können, für die Sie eine Rechnung schreiben möchten.

  1. Geben Sie einen Artikel ein. Sie können auch zusätzlich die zugehörige Lieferschein- bzw. Auftragsnummer eingeben. Dies ist aber nicht unbedingt erforderlich.
  2. Bestätigen Sie anschließend mit OK.
  3. Fügen Sie bei Bedarf weitere Artikel hinzu.
  4. Wenn Sie Positionen aus einem Lieferschein übernehmen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Positionsübernahme. Damit können Sie bestehende Positionen aus einem Lieferschein übernehmen. Es erscheint ein weiteres Fenster. Geben Sie die Lieferscheinnummer ein und bestätigen Sie mit OK. Daraufhin werden die relevanten Daten in das Rechnungsfenster übernommen. Das Anfügen, Einfügen und Löschen von Positionen geschieht auf die gleiche Weise wie bereits beschrieben.
  5. Zur Information werden pro Position auf im linken Bereich zusätzlich die Felder Auftragsmenge, Gesamt geliefert und geliefert angezeigt. Dabei bezieht sich Gesamt geliefert auf den gesamten Auftrag, geliefert auf diesen Lieferschein. Außerdem erfahren Sie, wie viel von der Lieferung bereits berechnet wurde und welche Menge noch zu berechnen ist.
  6. Stellen Sie unter Preis pro Einheit ein, auf welche Menge sich der Preis bezieht. Sie können auch einen Pauschalpreis hinterlegen, indem Sie die entsprechende Option auswählen.
  7. Geben Sie bei Bedarf eine positionsabweichende Währung ein.
  8. Bei Provision geben Sie an, wie dieser Artikel provisioniert wird.
  9. Unter Status können Sie angeben, in welchem Status sich die angebotene Position befindet. Es gibt die vier Status:
    • Rechnung erfasst
    • Rechnung gedruckt
    • Rechnung verbucht
    • Nicht berechnen.
  10. Diese Status stellen sich automatisch ein. Dies gilt allerdings nicht für den Status Nicht berechnen.
  11. Fügen Sie bei Bedarf einen Zusatzartikel hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche Zusatzartikel klicken.
  12. Über die Schaltfläche Drucken wird die Rechnung ausgedruckt. Sie haben aber auch die Möglichkeit, alle zu druckenden Rechnungen stapelweise unter Stapeldruck automatisch auszudrucken. In diesem Fall speichern Sie die Rechnung einfach ab, der Stapeldruck erkennt dann, welche Rechnung noch nicht ausgedruckt wurde.

Rechnungen und Gutschriften automatisch erstellen

Mit Rechnungen automatisch erstellen können Sie aus den gelieferten Positionen anhand der Lieferscheine Rechnungen erstellt.

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Auswahlkriterien festlegen

In der Maske können Sie eine Auswahl erstellen, welche Rechnungen generiert werden sollen. Die Auswahl kann über Kunde, Rechnungsempfänger, Lieferscheinnummer oder Versandnummer erfolgen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit über Rechnungskreise zu selektieren:

TIPP:

Achtung bei den Rechnungskreisen
ein Rechnungskreis impliziert keinen anderen. Wenn Sie wöchentlich auswählen, werden nur Rechnungen erstellt, dessen Kunden auch den Rechnungskreis wöchentlich eingestellt haben. Rechnungen an Kunden, die auf täglich eingestellt sind, müssen zusätzlich mit Rechnungskreis täglich erstellt werden.

Im Kundenstamm haben Sie festgelegt, welche Rechnungskreise einzelne Kunden bekommen. Hierdurch haben Sie hier bei der automatischen Rechnung die Möglichkeit, diesen Kunden Rechnungen zu drucken.

3.10.2 Daten für den Druck festlegen

  • Unter Adressierung an Abteilung können Sie eine zusätzliche Abteilung hinterlegen, an welche die Rechnungen adressiert werden. Dies macht meist dann Sinn, wenn Sie die Rechnungserstellung nur für einen Kunden generieren und die Abteilung von der Rechnungsanschrift abweicht.
  • Mit Zuständiger Mitarbeiter ist ein Mitarbeiter aus Ihrem Haus gemeint, welcher auf der Rechnung als Ansprechpartner für Ihren Kunden gedruckt wird.
  • Unter Rechnungsdatum stellen Sie das Datum ein, welches als Rechnungsdatum benutzt wird. Es ist voreingestellt auf das aktuelle Datum und kann bei Bedarf geändert werden.
  • mit den Feldern Drucken und Druckvorschau stellen Sie ein, ob die Rechnungen direkt nach der Generierung ausgedruckt werden sollen bzw. ob Sie in diesem Fall eine Druckvorschau am Bildschirm sehen möchten.
  • unter Kopien stellen Sie die Anzahl der Rechnungskopien ein. Dies empfiehlt sich nur dann, wenn die Anzahl von der Standard-Einstellung für die Rechnungskopienanzahl abweicht.
  • mit Positionen ohne Preis berücksichtigen können Sie einschalten, dass auch Positionen gedruckt werden, für die kein Preis hinterlegt ist.

Rechnungsbuch erstellen

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Mit dem Rechnungsbuch werden die gedruckten Rechnungen endgültig verarbeitet. Nach dem Rechnungsbuch können Sie Rechnungen nicht mehr löschen oder verändern.

Aus diesem Grund gibt es zwei Hauptvarianten des Rechnungsbuches.

Rechnungsbuch vorläufig

Mit dem Ausdruck des vorläufigen Rechnungsbuches werden weder die Rechnungen für Änderungen gesperrt, noch Statistiken geschrieben. Es dient lediglich dazu, eine Aussage zu bekommen, wie das Rechnungsbuch aussehen würde, wenn es zu diesem Zeitpunkt endgültig gedruckt würde. Sie können den Ausdruck des vorläufigen Rechnungsbuches beliebig wiederholen ohne Einfluss auf die Rechnungen zu nehmen.

Rechnungsbuch endgültig

Erst wenn Sie sich entscheiden, dass Rechnungsbuch endgültig zu erstellen, werden sowohl die Rechnungen für Veränderungen gesperrt sowie die Statistiken erstellt. Außerdem können mit dem endgültigen Rechnungsbuch alle Daten
an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Auch wenn Sie ein endgültiges Rechnungsbuch erstellt haben, können Sie dieses mit der Druckoption Rechnungsbuch Wiederholung erneut drucken lassen.

Wählen Sie in diesem Fall unter Journalnummer aus, welches Rechnungsbuch Sie erneut drucken wollen.

Daten für das Rechnungsbuch einstellen

  1. Wählen Sie, welche Art des Rechnungsbuches sie erstellen wollen.
  2. Stellen Sie unter Datum ein, für welchen Zeitraum Sie das Rechnungsbuch erstellen wollen. Bedenken Sie dabei, dass dieser Zeitraum immer innerhalb eines Monats liegen muss. Gegebenenfalls erstellen Sie mehrere Rechnungsbücher.
  3. Unter Drucken stellen Sie ein, ob das Rechnungsbuch auch ausgedruckt werden soll. Dies wird in den meisten Fällen erforderlich sein. Außerdem stellen Sie hier ein, welche Währung abgerechnet werden soll und wie das Rechnungsbuch sortiert werden soll. Es stehen hier Rechnungsnummer, Kundennummer, Rechnungsdatum oder Kundengruppe zur Verfügung. Wenn Sie das Rechnungsbuch endgültig drucken, haben Sie zusätzlich folgende Alternativen zur Auswahl:
    • Vorauszahlungen verrechnen dient dazu, Vorauszahlungen von Kunden zu verrechnen.
    • Nur wenn Sie Statistiken erweitern eingeschaltet haben, werden die Daten aus dem Rechnungsbuch auch in die Statistiken übernommen. Daher darauf achten, dass dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wenn Sie Statistiken wünschen.
    • Unter Buchung Finanzbuchhaltung wählen Sie aus, ob eine automatische Übergabe der Rechnungen an die Finanzbuchhaltung erfolgen soll. Hierbei können Rechnungsdaten wie Beträge, Steuern sowie Kostenbuchungen an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.
    • Wenn Sie mit Makros zur Provisionsabrechnung arbeiten, sollten Sie zusätzlich das Kontrollfeld Provisionen gem. Makro ermitteln einschalten.

Die 3S ERP-Module

Basis Einkauf/Verkauf Produktion Buchhaltung Zeiterfassung
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