Auftragsbearbeitung

Lieferscheine erstellen und bearbeiten

Die 3S Software bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, mit Lieferscheinen zu arbeiten.

Lieferscheine bearbeiten

Hier werden neue Lieferscheine eingegeben oder bereits bestehende oder automatisch generierte Lieferscheine verändert.

1. Wählen Sie den Befehl Verkauf -> Lieferscheine ->bearbeiten. Sie sehen die Eingabemaske.
2. Wählen Sie im Feld Lieferscheinnummer die Nummer eines bestehenden Lieferscheins aus oder erstellen Sie einen neuen Lieferschein.

Allgemeine Lieferscheindaten erfassen

1. Tragen Sie im Feld Auftragsnummer die Nummer des Auftrages ein, unter dem der Lieferschein abgewickelt wird.
2. Geben Sie unter Lieferadressnummer die Lieferadresse des Kunden ein, zu dem die Ware gesendet wird. Daraufhin wird die Adresse des Kunden automatisch eingefügt. Diese Adresse können Sie nach Bedarf ändern. Lieferbedingung, Lieferdatum und der Eintrag unter Zuständig werden aus dem Auftrag übernommen, können aber bei Bedarf geändert werden. Die Lieferscheinart gibt an, um welche Art von Lieferung es sich handelt. Dies kann eine normale Lieferung sein oder eine Rücklieferung.
3. Wählen Sie aus, ob es sich um eine normale Lieferung oder um eine Rücklieferung handelt.
4. Stellen Sie bei normaler Lieferung ein, ob der Lieferschein berechnet werden soll oder nicht. Setzen Sie dazu ein Häkchen bei der Option berechnen.
5. Geben Sie bei einer Rücklieferung vom Kunden bei Bedarf die Prüfberichtsnummer und die Belastungsnummer ein. Wenn Sie Rücklieferung auswählen, wechselt die Option von berechnen zu gutschreiben.
6. Stellen Sie ein, ob die Rücklieferung gutgeschrieben werden soll oder nicht, indem Sie die Option auswählen.
7. Wählen Sie im Feld Etiketten drucken ein Etikettenformat aus.
8. Wählen aus dem Ausklappmenü neben dem Feld Versandart einen Eintrag aus.
9. Geben Sie in den Feldern bei Verpackung ein, wie die Ware verpackt werden soll.
10. Wählen aus dem Ausklappmenü neben dem Feld Gewichtseinheit einen Eintrag aus.
11. Wenn Sie mit der 3S-Tourenplanung arbeiten, können Sie mit der Schaltfläche Tourenplanung zur Tourenplanung für diese Lieferung wechseln.

Auftragsinformationen sichten

Im Register Auftragsinformation finden Sie alle relevanten Daten, die aus dem zugehörenden Auftrag übernommen wurden. Diese Daten dienen Ihrer Information. Sie können sie also nur einsehen, nicht bearbeiten.

Positionen erfassen

An dieser Stelle werden die einzelnen Positionen des Lieferscheins erfaßt bzw. verändert. Im linken Teil des Bildschirms werden einzelne artikelspezifische Eigenschaften angezeigt. Im rechten Bereich sehen Sie alle, dem Auftrag zugehörigen Artikelpositionen untereinander. Auf diese Weise können Sie einzelne Artikeldetails ansehen und haben gleichzeitig auf der rechten Seite des Bildschirms eine komplette Übersicht über die einzelnen Positionen des Auftrages.

1. Wählen Sie das Register Positionen.
2. Geben Sie bei Artikelposition einen einzelnen Artikel ein oder suchen ihn über die Suchen-Schaltfläche. Unterhalb dieses Feldes befinden sich vier Zeilen, in denen die Artikelkurzbezeichnung Platz findet.
3. Wählen Sie aus dem Ausklappmenü neben dem Feld Mengeneinheit einen Eintrag für die Position aus.
4. Tragen Sie in das Feld Auftragsmenge die Anzahl der zu liefernden Positionen aus dem Auftrag ein.
5. In die Felder bereits geliefert und Menge zu liefern geben Sie ein, wie viele Artikel bereits geliefert wurden und wie viele noch zur Lieferung ausstehen.
6. Wählen Sie im Feld Lager aus welchem Lager der Artikel geliefert werden soll.
7. Wenn Sie in einer anderen Einheit als der im Auftrag angegebenen liefern wollen, wählen Sie aus dem Ausklappmenü neben dem Feld Referenzmenge die vom Auftrag abweichende alternative Referenzeinheit aus.
8. Wählen Sie aus, ob Sie die zu liefernden Teile in Behälter verpacken wollen und welche Behälter Sie benutzen möchten.
9. Zusätzlich können Netto- und Bruttogewicht erfasst werden.
10. Wählen Sie abschließend den Status des Lieferscheins aus.

Lieferetiketten erstellen

Sie können Lieferetiketten erstellen, die alle auftrags- und lieferungsrelevanten Informationen enthalten. Diese Etiketten können Sie dann ausdrucken und auf der Ware anbringen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Etikettendruck unterhalb der Artikelübersicht. Es
öffnet sich die Eingabemaske für die Etikettendaten.

In dem Feld Etikett erscheint das gewählte Etikettenformat. Das Etikettenformat können Sie hier nicht ändern, sondern nur in dem Register Lieferschein.

1. Geben Sie die entsprechenden Daten für das Etikett ein oder ändern Sie die vorhandenen Daten ab.

Lieferscheine rückmelden

Im Mandantenstamm können Sie grundsätzlich entscheiden, ob Sie mit Rückmeldungen arbeiten wollen oder nicht. Wenn Sie das Rückmelden von Lieferscheinen ausgeschaltet haben, ist dieser Abschnitt für Sie nicht relevant.

Sie haben die Möglichkeit, Lieferscheine zurückzumelden. Das bedeutet, dass der Lieferschein nach dem Ausdrucken z. B. in das Lager gegeben wird, damit dort die notwendigen Artikel zusammen gestellt werden können.

Anschließend muss zurück gemeldet werden, ob und in wie weit die Zusammenstellung des Lieferscheins erfolgreich war. Dazu werden die tatsächlichen Liefermengen anhand eines Lieferscheins oder einer Versandliste zurückgemeldet.

Zum Rückmelden eines oder mehrerer Lieferscheine haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

• Durch Angabe einer Versandnummer oder durch
• Rückmeldung nach Lieferscheinnummer.

1. Wählen Sie den Befehl Verkauf -> Lieferscheine -> rückmelden.
2. Sofern Sie eine Versandliste verwenden, können Sie die Nummer der Versandliste angeben, um auch gleichzeitig mehrere Lieferscheine zurückzumelden.
3. Wählen Sie, ob die Rückmeldung anhand einer Versandnummer oder einer Lieferscheinnummer erfolgen soll und geben Sie die entsprechende Nummer in das nebenstehende Feld ein.
4. Im Feld Datum können Sie das voreingestellte Datum (wie Vorgabe) benutzen oder ein anderes Datum eintragen. Wie Vorgabe bedeutet, dass das Datum der Versandliste bzw. des Lieferscheins übernommen wird.
5. Wenn Sie ein anderes Datum eintragen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, das Datum automatisch für alle Positionen des Lieferscheines oder der Versandnummer zu ändern. Dies bezieht sich dann auch auf Positionen, welche noch nicht rückgemeldet wurden.
6. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Datum für alle ändern. Im linken Bereich der Eingabemaske sind alle lieferscheinrelevanten Positionsdaten dargestellt. Im rechten Bereich können Sie eintragen, welche Menge zurückgemeldet werden soll und von welchem Lager abgebucht wird.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Referenzmenge, die Referenzeinheit sowie zusätzlichen internen Text zu hinterlegen.

Mit der Schaltfläche alle wie Vorgabe, werden automatisch alle Positionen auf der Rückmeldeliste mit den Vorgabewerten eingetragen. Vor dem Speichern der Daten wird das Programm zum Bearbeiten der Lagerbuchungen angezeigt. Hier können Sie auf den Lagerort, den Stellplatz, die Seriennummer oder die Lagernummer Einfluß nehmen. In der Regel genügt ein Druck auf Buchen.

Versandliste drucken

Mit der Versandliste generieren Sie eine Liste, auf der alle zum Versenden bereitgestellten Waren und Beistellungen an Lieferanten verzeichnet sind.

1. Wählen Sie den Befehl Verkauf -> Lieferscheine -> Versandliste.
2. Wählen Sie aus, ob es sich bei der Versandliste um Lieferscheine an Kunden oder Beistellungen an Lieferanten handelt.
3. Geben Sie im Feld Versandnummer entweder eine bestehende Versandnummer ein oder lassen Sie vom Programm eine neue Versandnummer generieren. In diesem Fall brauchen Sie hier keine Eintragung vorzunehmen und können direkt zum nächsten Feld wechseln. Sie können die Versandliste für einen oder alle Ihrer Kunden erstellen.
4. Geben Sie im Feld Kunde die Kundennummer ein, oder wählen Sie den Eintrag <Alle>.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Die Versandliste wird daraufhin ausgedruckt.

Lieferscheinlisten drucken

Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Liste der noch nicht berechneten Lieferscheine zu drucken. Dabei haben Sie verschiedene Selektionsmöglickeiten.

1. Wählen Sie den Befehl Verkauf -> Lieferscheine -> Listen.
2. Geben Sie im Feld Kunde die Kundennummer ein.
3. Wählen Sie im Feld für Rechnungsempfänger den Rechnungsempfänger aus.
4. Tragen Sie in den Feldern bei Lieferschein die Anfangs- und Endnummer der zu berücksichtigenden Lieferscheine ein.
5. Tragen Sie in den Feldern bei Versandnummer die Anfangs- und Endnummern ein, wenn Sie nur noch nicht berechnete Lieferscheine einer bestimmten Versandnummer ausgeben möchten.
6. Geben Sie im Feld bis Datum ein Datum ein, bis zu dem die noch nicht berechneten Lieferscheine ausgedruckt werden sollen.
7. Wählen Sie aus, ob Positionen ohne Preis und Positionen mit Preis berücksichtigt werden sollen, indem Sie vor die jeweilige Option ein Häkchen setzen.
8. Wählen Sie im Feld Rechnungskreis den Rechnungskreis der/des Kunden.
9. Im Feld Sortierung wählen Sie aus, wie die Liste der noch nicht berechneten Lieferscheine sortiert werden soll. Sie haben dabei folgende Auswahlmöglichkeiten:
   • Nach Rechnungsempfänger
   • Nach Lieferschein
   • Nach Datum
   • Nach Projekt.
10. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Drucken und die Liste der noch zu berechnenden Lieferscheine wird gedruckt.

Liefervorschläge erstellen

Hiermit gleichen Sie den offenen Auftragsbestand mit dem Warenbestand ab und ermitteln, welche Kunden mit Ware beliefert werden könnten.

Die 3S ERP-Module