Auftragsbearbeitung Aufträge bearbeiten

Auftragsbearbeitung

Aufträge bearbeiten

Mit dieser Funktion können Sie neue Aufträge erstellen, Auftragsbestätigungen drucken sowie bereits bestehende Aufträge verändern.

1. Wählen Sie den Befehl Verkauf/Aufträge/bearbeiten. Es erscheint die Eingabemaske.

Abb.:

Die Auftragsmaske zur Erfassung der Auftragskopfdaten.


Auftraege-01.png

2. Geben Sie im Feld Kundennummer die Nummer des Kunden ein, auf den sich der Auftrag bezieht.

3. Die Auftragsanschrift wird aus dem Kundenstamm geholt und kann bei Bedarf speziell für diesen Auftrag abgeändert werden.

Allgemeine Auftragsdaten erfassen

  1. Geben Sie in das Feld Auftrag erfasst am das Datum ein, an dem der Auftrag erfasst wurde, und in das Feld Auftrag bestätigt am das Datum, wann der Auftrag von Ihrem Kunden bestätigt wurde.
  2. Tragen Sie bei Zuständig den Mitarbeiter ein, der in Ihrem Hause für diesen Auftrag zuständig ist. Die Zahlungsbedingungen und die Währung werden aus den Stammdaten des Kundenstammes geholt, können jedoch geändert werden.
  3. Wenn sich der Auftrag auf einen Rahmenauftrag bezieht, so wird die entsprechend zugeordnete Rahmenauftragsnummer im Feld Rahmenauftrag eingetragen.
  4. Hinterlegen Sie im Feld Rechnungsempfänger bei Bedarf einen abweichenden Rechnungsempfänger. Dies ist dann für Sie interessant, wenn Ihr Unternehmen Filialen hat und die Rechnung abweichend an die Zentrale geschickt werden soll.
  5. Unter Vertreter geben Sie an, welcher Vertreter für diesen Auftrag zuständig ist.
  6. Geben Sie in die Felder Ihre Bestellung vom, Ihre Bestellnummer, Ihr Sachbearbeiter und Abteilung die entsprechenden Daten aus der Kundenbestellung ein.
  7. Unter Rabatte können Sie drei aufeinander folgend berechnete Kettenrabatte hinterlegen.
  8. Aktivieren Sie die Option Werkstattauftrag drucken, wenn zu diesem Auftrag zusätzlich ein Werkstattauftrag gedruckt werden soll.

Lieferanschriften, Rechnungsempfänger

Hier geben Sie, wenn notwendig, eine abweichende Lieferanschrift oder eine abweichende Rechnungsanschrift an.

Abb.

Die Maske zur Erfassung von abweichenden Liefer- und Rechnungsanschriften.


auftraege-02.png
  1. Wählen Sie das Register Lieferanschrift.
  2. Im Feld Lieferadressnummer können Sie eine bereits hinterlegte Lieferadresse aufrufen und dem Auftrag zuordnen. Dadurch wird auch die Lieferbedingung für diese Lieferadresse hinterlegt.
  3. Geben Sie bei Bedarf eine Anlieferstelle an.

Positionen erfassen

Sie erfassen oder bearbeiten die einzelnen Positionen eines Auftrages.

Abb.

Hier können Sie die einzelnen Auftragspositionen mit vielen Details erfassen.


auftraege-03.png

Im linken Teil des Bildschirms werden einzelne positionsspezifische Eigenschaften angezeigt. Im rechten Bereich sehen Sie alle, dem Auftrag zugehörigen Artikelpositionen untereinander.

Auf diese Weise können Sie einzelne Artikeldetails ansehen und haben gleichzeitig auf der rechten Seite des Bildschirms eine komplette Übersicht über die einzelnen Positionen des Auftrages.

Mit der Schaltfläche || « || erweitern Sie die Ansicht des Fensters auf die gesamte Bildschirmbreite, mit || » || verkleinern Sie es danach wieder.

  1. Geben Sie bei Artikelposition einen einzelnen Artikel ein oder suchen ihn über die Suchen-Schaltfläche.
  2. Unterhalb der Artikelnummer befinden sich vier Zeilen, in denen die Artikelkurzbezeichnung Platz findet.

Terminbestätigung erfassen

Geben Sie im Feld Termin bestätigen die Liefertermine für diesen Artikel ein. Sie haben die Möglichkeit die Termine wahlweise tagesgenau oder wochenweise als KW zu bestätigen.
_
Im unteren Bereich haben Sie die Möglichkeit, einzelne Artikelmengen dieser Position sogar für verschiedene Termine vorzusehen bzw. zu bestätigen.

  1. Geben Sie in die Spalte Menge die Stückzahl ein, für die Sie eine Terminbestätigung vornehmen möchten.
  2. Tragen Sie in der Spalte gem. Bestellung die Nummer der Kundenbestellung ein.
  3. Geben Sie in der Spalte bestätigt das Datum ein, an dem Sie den Termin bestätigen wollen.

Artikelspezifische Eigenschaften erfassen

  1. Geben Sie im Feld Positionsnummer der Bestellung die Positionsnummer des Artikels aus der Kundenbestellung ein. Dadurch ist es Ihrem Kunden selbst bei komplexen Aufträgen möglich, die von Ihnen bestätigten Artikel seiner Bestellung zuzuordnen.
  2. Stellen Sie unter Preis pro Einheit ein, auf welche Menge sich der Preis bezieht. Sie können auch einen Pauschalpreis hinterlegen, indem Sie die entsprechende Option auswählen. Geben Sie in den Feldern Preis, Rabatt und Währung die Daten ein, die den Preis für die Position definieren. Unter Status können Sie angeben, in welchem Status sich die beauftragte Position befindet.
  3. Wählen Sie aus dem Ausklappmenü den entsprechenden Status aus. Wenn Sie den Artikel, den Sie hier bestätigen, vorher kalkulieren, können Sie die Kalkulationsnummer dem Auftrag zuordnen, um so jederzeit die Preisfindung nachzuvollziehen.
  4. Geben Sie dazu im Feld Kalkulation die Kalkulationsnummer ein.
  5. Hinterlegen Sie im nächsten Feld eine bestimmte Fertigungsvariante, wenn dies gewünscht ist.
  6. Tragen Sie im Feld Provision in % die Provision für den Artikel ein.
  7. Wenn der Kunde eine andere Einheit bestätigt haben möchte als Sie für den Artikel benutzen, können Sie mit einer Referenzmenge und einer Umrechnungsformel diesen Artikel des Auftrags dem Kunden wie gewünscht bestätigen.
  8. Geben Sie dazu die Referenzmenge und die zugehörende Einheit unter Referenzmenge ein.
  9. Nehmen Sie die entsprechenden Eintragungen in den Feldern Kostenstelle und Kostenträger vor.

Zusätzliche Daten erfassen

Die Schaltfläche Zusatzartikel dient der automatischen, auftragsbezogenen Zuordnung eines Zusatzartikels.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zusatzartikel, wenn Sie für eine Position Zusatzartikel wie z. B. Verpackungen, Programmier- oder Rüstkosten hinterlegen möchten.
  2. Wenn Sie für den Artikel einen zusätzlichen Text hinterlegen möchten, der dem Artikel zugeordnet auf dem Lieferschein erscheint, klicken Sie auf die Schaltfläche Lieferscheintext und verfassen Sie den gewünschten Text wie bereits beschrieben.

Artikel in die Übersicht einfügen

  1. Wenn Sie einen Artikel aus dem linken Bereich rechts in die Übersicht übernehmen wollen, einen Artikel hinzufügen oder aus dem Auftrag löschen möchten, können Sie dies mit Hilfe der Schaltflächen Anfügen, Einfügen und Löschen unterhalb der Artikelauftragsübersicht tun.
  2. Klicken Sie zum Übernehmen eines Artikels in die Übersicht auf die Schaltfläche Einfügen. Die Artikeldaten werden daraufhin in die Übersicht übernommen.
  3. Zum Einfügen neuer Zeilen klicken Sie entweder auf die Schaltfläche Anfügen oder auf Einfügen.

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