Auftragsbearbeitung Anfragen und Angebote

Auftragsbearbeitung

Anfragen und Angebote bearbeiten

Viele produzierende Unternehmen können eine Anfrage nicht direkt mit einem Angebot beantworten. Daher bietet Ihnen die 3S Software die Möglichkeit, eine bestehende Anfrage zu erfassen und abzuspeichern, bevor Sie das Angebot erstellen.

Wählen Sie den Befehl Verkauf -> Anfragen und Angebote -> bearbeiten. Sie sehen daraufhin die folgende Eingabemaske.

ABB.:

Die Maske zur Erstellung von Angeboten.

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Allgemeine Daten erfassen

Geben Sie die Angebotsnummer oder die Kundennummer des Kunden ein, auf den sich die Anfrage oder das Angebot bezieht.

Nun werden alle relevanten Daten aus dem Kundenstamm in die Eingabemaske übernommen. In die Felder Ihre Anfrage vom, Ihre Anfragenummer, Zuständig und Abteilung tragen Sie bitte die entsprechenden Daten aus der Kundenanfrage ein.

Unter Abgabetermin tragen Sie den Termin ein, zu dem das Angebot abgegeben werden soll.

In den Feldern Angebot gültig bis und Preise gültig bis hinterlegen Sie jeweils das Datum, bis zu dem das gesamte Angebot bzw. die angegebenen Preise gültig sind.

TIPP:
Ihr Systemadministrator kann im Mitarbeiter-/Benutzerstamm eintragen, dass der Name, mit dem Sie angemeldet sind, automatisch eingetragen wird.

Im Feld zuständiger Mitarbeiter tragen Sie den Mitarbeiter Ihrer Firma ein, der für das Angebot zuständig ist.

Unter Rabatte haben Sie die Möglichkeit, drei voneinander abhängige Kettenrabatte zu hinterlegen, welche mit Werten aus dem Kundenstamm vorbelegt sind.

Lieferanschriften erfassen

Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt bereits wissen, welche Lieferanschrift für den Auftrag verwendet werden soll, können Sie hier die Lieferanschrift hinterlegen.

  1. Wählen Sie das Register Lieferanschrift.
  2. Im Feld Lieferadressnummer können Sie eine bereits hinterlegte Lieferadresse aufrufen und dem Auftrag zuordnen. Dadurch wird auch die Lieferbedingung für diese Lieferadresse hinterlegt.
  3. Geben Sie bei Bedarf eine Anlieferstelle an.

Positionen erfassen

Hier erfassen Sie die Positionen Ihres Angebotes bzw. Ihrer Anfrage. Im linken Teil des Bildschirms werden einzelne artikelspezifische Eigenschaften angezeigt. Im rechten Bereich sehen Sie alle dem Auftrag zugehörigen Artikelpositionen untereinander.

Auf diese Weise können Sie einzelne Artikeldetails ansehen und haben gleichzeitig auf der rechten Seite des Bildschirms eine komplette Übersicht über die einzelnen Positionen des Auftrages.

Mit der Schaltfläche » erweitern Sie die Ansicht des Fensters auf die gesamte Bildschirmbreite, mit « verkleinern Sie es danach wieder.

Geben Sie zunächst die gewünschte Artikelnummer ein oder suchen Sie danach. Nun werden alle relevanten Daten aus dem Artikel- bzw. Kundenartikelstamm in das rechte Fenster der Eingabemaske übernommen.

Stellen Sie unter Preis pro Einheit ein, auf welche Menge sich der Preis bezieht. Sie können auch einen Pauschalpreis hinterlegen, indem Sie die entsprechende Option auswählen.

Klicken Sie zum Erzeugen neuer Positionen entweder auf die Schaltfläche Anfügen oder auf Einfügen. Anfügen fügt nach der letzten Zeile eine neue Zeile ein. Mit Einfügen fügen Sie eine neue Zeile oberhalb der Zeile ein, in der der Cursor steht.

Wenn Ihr Kunde auf seinen Anfragen Positionsnummern verwendet, können Sie unter Positionsnummer der Anfrage eingeben, auf welche Positionsnummer der Anfrage Sie Bezug nehmen.

Unter Status können Sie angeben, in welchem Status sich die angebotene Position befindet. Es gibt die drei Status: "Anfrage erhalten", "Angebot erstellt" und "Anfrage abgelehnt".

Wählen Sie aus der ComboBox den entsprechenden Status aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zusatzartikel, wenn Sie für eine Position Zusatzartikel wie z. B. Verpackungen, Programmier- oder Rüstkosten hinterlegen möchten.

TIPP:
Mehrere Termine für eine Position erfassen:

Sie können mit Hilfe der 3S Software mehrere Termine für eine einzige Position erfassen und mit einem Terminplan oder mit einem Lieferplan arbeiten.

Wunschtermin des Kunden bezieht sich hier auf die einzelnen Positionen des Angebotes bzw. der Anfrage. Geben Sie für jede Position den vom Kunden gewünschten Termin ein. Schon im Angebot können Sie genauere Angaben zur Lieferung machen, wenn diese bei Ihnen bereits verfügbar sind.

Geben Sie im Feld Liefertermin einen festen Liefertermin ein. Im Feld Lieferzeit nach Auftragseingang können Sie alternativ dazu die Zeit nach Auftragseingang hinterlegen. Als weitere Möglichkeit können Sie für jede Position einen Lieferplan hinterlegen, in dem Sie einzelne Mengen sowie einzelne Termine für die entsprechend angebotene Position eingeben.

Wählen Sie dazu das Feld Lieferplan aus und betätigen Sie anschließend die gleichnamige Schaltfläche. Jetzt öffnet sich eine Tabelle, in der Termine und Stückzahlen für die einzelnen Lieferungen hinterlegt werden können.

Die 3S ERP-Module

Basis Einkauf/Verkauf Produktion Buchhaltung Zeiterfassung
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Projektverwaltung Bestellwesen Lohnfertigung Kostenrechnung Betriebsdatenerfassung (BDE)
GDPdU-Schnittstelle OP-Verwaltung Qualitätsmanagement Anlagenbuchhaltung Projektzeiterfassung
Dokumentenmanagement Schnittstelle Fremdbuchhaltung Produktkonfigurator SEPA-Zahlungsverkehr
GoBD Schnittstelle Provisionsabrechnung Grafische Plantafel Kontoauszüge nach MT940
CRM Tourenplanung Wekzeugverwaltung
Behälterverwaltung Gefahrstoffmanagement
EDI CAD-Schnittstelle