Artikelstamm

Artikelstamm

Für eine effektive Verarbeitung aller im Betrieb anfallenden Aufgaben ist die vorbereitende Angabe aller relevanten Daten im Bereich der Stammdaten eine zwingende Voraussetzung. Während wir uns in den vorherigen Kapiteln den allgemeinen Firmen-, Kunden- und Lieferantenstammdaten gewidmet haben, wollen wir uns in diesem Dokument den eigentlichen Waren eines produzierenden Gewerbes in unserer 3S ERP Software zuwenden, den Artikeln.

Gehen Sie dazu bitte unter Stammdaten -> Artikel -> Artikel(stamm) auf folgende Eingabemaske:

Artikelstamm

Die einzelnen Reiter des Artikelstamms

In dieser Anfangsmaske können Sie entweder den gesuchten Artikel über die Artikelnummer eingeben oder über zwei verschiedene Möglichkeiten einen Artikel neu anlegen. Zum einen über die Taste Neu im unteren linken Bereich der Maske, zum anderen über die Taste Neue Artikelnummer vergeben direkt neben dem Eingabefeld der Artikelnummer. Der Unterschied besteht darin, dass Sie über Neu eine eigene Artikelnummer und Indexnummer eingeben können, wobei es durchaus sein kann, dass diese gewählten Nummern schon vergeben sind (dann erhalten Sie einen Hinweis). Neue Artikelnummer vergeben macht exakt das, was die Tastenbezeichnung aussagt – Sie legen einen Artikel neu an, dieser bekommt automatisch eine freie fortlaufende Artikelnummer.

Zur exakteren Differenzierung vieler sich nur in Nuancen unterscheidenden Artikel, die Sie mit der derselben Artikelnummer speichern, aber dennoch auseinanderhalten wollen, können Sie Indexnummern hinter die Artikelnummer speichern.

Hinweis:
Die Artikel 1234 und 1234-001 sind in unserer 3S ERP Software völlig verschiedene Artikel! Artikel ohne und Artikel mit Indexnummern bilden zwei unterschiedliche Bereiche, aus denen dann mittels der Artikelnummer bzw. der Artikelnummer mit Indexnummer ausgewählt wird.

Neben dem Feld der Indexnummer können Sie dann auch das Datum der Ersterstellung des Artikels eingeben. Während die Artikelnummer und die Indexnummer (selbst wenn Sie dies leer lassen) ein Pflichtfeld ist, ist eine Eingabe im Datumsfeld rein optional.

Bitte beachten Sie, dass die Daten in der Maske erst durch die Speicherung der Daten durch die Speichern Taste links unten in der Maske gesichert sind! Um speichern zu können, muss ein Artikel immer einer Warengruppe, einer Produktgruppe und einer Erlösgruppe zugeordnet werden – sollte Ihnen das entfallen sein, erinnert Sie unsere 3S ERP Software daran.

Als nächstes können Sie die Bezeichnung des Artikels vornehmen. Bitte beachten Sie dabei, dass Sie nicht zu viel Text in eine Zeile schreiben, deshalb stehen Ihnen insgesamt vier Bezeichnungszeilen zur Verfügung. Wichtig ist auch der Suchbegriff neben dem Bezeichnungsfeld, da unsere 3S ERP Software Suche (die Lupe über dem Feld Artikelnummer) standardisiert nach den Suchbegriff und/oder der Artikelnummer auswählt. Sie können dabei beliebig viele Suchbegriffe für den einzelnen Artikel eingeben, um eine hohe Trefferzahl bei der Artikelsuche zu garantieren.

Unter dem Bezeichnungsfeld können Sie die Mengeneinheit des betreffenden Artikels eingeben, wobei „Artikel“ sich durchaus auch Tätigkeiten beziehen kann, wie z.B. das Einrichten der von Ihnen produzierten Maschinen. Dementsprechend befinden sich unter den Mengeneinheiten unter anderem auch Zeitangaben. Bei manchen Mengeneinheiten benötigen Sie mehr als die standardisierten zwei Nachkommastellen – im entsprechenden Feld neben den Mengeneinheiten haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Nachkommastellen einzugeben.

Weitere Eingabemöglichkeiten ergeben sich für Sie bei Währung und Formen: Während Sie bei Währung die Standardwährung auswählen, in der die unter den weiteren Reitern im Artikelstamm stehenden Preisdaten angegeben werden, können Sie bestimmte Formen, z.B. Biegeformen im Stahlbereich, der gewählten Artikel im entsprechenden Feld eingeben bzw. diese aus dem Formenstamm (ebenfalls unter den Artikeldaten zu finden) wählen.

Unter Währung gibt es die beiden Felder Preiseinheit/Gebinde, in denen Sie die Stückzahlen zur Preiseinheit bzw. zum Gebinde eingeben können, sprich z.B. Anzahl der Flaschen in einem Gebinde. Den entsprechenden Preis können Sie dann in einem der folgenden Reiter angeben.

Direkt rechts neben dem Feld der Suchbegriffe sehen Sie eine Information, wann die letzten Änderungen mit Speicherungen an diesem Artikel vorgenommen wurden und von welchem Benutzer. Dieses Feld dient rein der Information und ist nicht editierbar.

Unterhalb dieses Informationsfeldes gibt es die Möglichkeit, zwei Haken zu setzen und zwar unter Artikel inaktiv (bedeutet, dass der Artikel nicht mehr in der Suche nach Artikeln auftaucht, wenn Sie nicht bewusst in der Suche die Option Inaktive Artikel berücksichtigen ankreuzen. Artikel wurde geprüft bezieht sich auf die Endprüfung durch das QM und dient zur Unterscheidung der geprüften Endprodukte von etwaigen ungeprüften und/oder Zwischenartikeln.

Dieser nun beschriebene obere Bereich bleibt durch alle 15 Reiter gleich, Sie haben also immer die Grundartikeldaten vor Augen. Kommen wir nun zu den detaillierten Beschreibungen der einzelnen Reiter.

Verkauf

Der erste Reiter im Artikelstamm beschäftigt sich mit der Preisgestaltung für den Artikel. Zuvorderst haben Sie die Wahl, ob Sie im Deklarationsfeld die übliche Kombination von Preis & Rabatt auswählen, oder sich dafür entscheiden, jeweils den Rabatt oder den Preis anderweitig zu deklarieren.

Zudem können Sie sich entscheiden, ob Sie überhaupt mit Kundenrabatten für diesen Artikel arbeiten wollen und ob der Artikel skontierbar ist oder nicht.

In der Hauptmaske dieses Reiters können Sie den alten sowie den aktuellen Listenpreis angeben und können, sofern vorhanden, auch den zukünftig neuen Listenpreis sowie das Datum der Preisumstellung eintragen.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit eine Vorgabemenge für diesen Artikel zu bestimmen und zudem auch Standardkunden für diesen Artikel auszuwählen.
Falls Sie im Kundenartikelstamm diesem Standardkunden bestimmte Artikel zugeordnet haben, erscheint auch die Sachnummer des Kunden dann unter der Kundennummer.

In der Maske Verkaufspreise schließlich können Sie angeben, ab welcher Menge welche Preise und potentielle Rabatte für diesen Artikel gelten. Unter Preis Kz. (Preiskennzeichen) wird angezeigt, in welcher Form (Netto oder Brutto) die Preise ausgewiesen werden.

Bemerkungen

Unter diesem Reiter können Sie, ähnlich wie im folgenden Reiter Artikeltexte in einem freien Textfeld rein interne Hinweise für Ihre Mitarbeiter erstellen, die auf Wunsch auch in der Vortragserfassung angezeigt werden können, dazu müssen Sie das entsprechende Kästchen anhaken. Ansonsten stehen Ihnen alle aus den gängigen Textverarbeitungsprogrammen bekannten Funktionen zur Verfügung.

Artikeltexte

Quasi exakt dasselbe wie der Reiter Bemerkungen mit dem einzigen Unterschied, dass hier die Texte für die Kunden erstellt werden, also die rein externen Hinweise.

Lager

Dieser Reiter dient der Verwaltung Ihres Lagers mit den Möglichkeiten einer kompletten Lagerführung.

Hinweis:
Seriennummern dienen der eindeutigen Identifikation eines einzelnen Produktes, um z.B. Garantieansprüche oder die Produkthistorie eruieren zu können und werden meist bei Individualprodukten wie Konsumgüter eingesetzt (z.B. bei Handys).
Chargennummern dienen der eindeutigen Kennzeichnung von Produkten, die aus demselben Fertigungsauftrag stammen, z.B. bei Farben, Chemikalien, Medikamente. Der Endverbraucher soll wissen können, wann welcher Praktikant mit welchen Maschinen usw. das Produkt hergestellt hat.
Der verwaltungstechnische Unterschied zwischen Seriennummern und Chargennummern ist im Wesentlichen, dass Artikel mit Seriennummern immer genau auf ein Produkt identifizierbar und Artikel mit Chargennummern immer Teil einer zugehörigen größeren Menge sind.

Artikelstamm_Lager

Neben der Eingabe verschiedener Informationen über die exakte Art Ihres Lagers, ob Sie Chargennummern oder Seriennummern und welche Art von Stellplatz-System Sie nutzen, werden hier auch bestimme Voreinstellungen getätigt, die im Verlaufe des Produktionsvorganges in der Software an verschiedenen Stellen immer wieder abgefragt werden.

Hinweis:
Das FEFO-Prinzip und das FIFO-Prinzip sind verschiedene Entnahmestrategien:
Bei „First Expired – First Out“ (FEFO) werden die Waren mit dem frühesten Ablaufdatum wieder als Erstes ausgelagert (in aller Regel nur bei verderblichen Lagereinheiten angewendet, da hier das Mindesthaltbarkeitsdatum der Ware als entscheidendes Kriterium für die Lagerung betrachtet wird),
bei „First In – First Out“ (FIFO) werden die zuerst eingelagerten Waren auch wieder zuerst entnommen (z.B. bei Durchlauf-Regallagern). In der Praxis werden beide Prinzipien oft kombiniert.

Hierzu zählen folgende Kästchen, die Sie anhaken können:
Herstelldatum entspricht Zugangsdatum (betrifft die Entnahmestrategie)
Pflichteingabe von Eigenschaften bei der Lagerbuchung (beispielsweise für Bestellungen sehr wichtig)
Jede Charge einzeln bewerten (betrifft die Inventurbewertung)
Archivierung von Zertifikaten erforderlich (betrifft die Eigenschaften)
Chargenhaltbarkeit (betrifft die Entnahmestrategie)

Weiter können Sie hier die Entnahmestrategie auswählen, z.B. FeFo, FiFo, usw., sowie den Standard Freigabestatus (in der Regel im Mandantenstamm festgelegt).

Die Eingabemasken rechts im Bild dienen der Disposition (Mindestbestand, Höchstbestand, Mindestbestellmenge, Beschaffungszeit (WBZ), Standardbeschaffung) und der Inventur (Inventurbewertung, abweichende Mengen- und Preiseinheiten für die Inventur, Fertigungsgrad in %, Fertigungsgrad auf welchen anderen Artikel bezogen (Angabe von Artikel Nummer und optional Index), Auswertung der Dispositionsbedarfe (Disposition), negativer Bestand (nicht möglich, wenn Serien- oder Chargennummern verwendet werden)).

Divers

Hier haben Sie die Möglichkeiten verschiedene (diverse) Einstellungen zu treffen:

Artikelstamm_Divers

Der Artikeltyp bezieht sich auf die generelle Einstufung des bearbeiteten Artikels, während Sie bei Steuerart den vollen oder ermäßigte Steuersätze eingeben können.

Unter Datei Bild können Sie den direkten Pfad eines Bildes des entsprechenden Produktes eingeben, alternativ können Sie über Galerie (blauer Kasten mittig über Artikelnummer ganz oben) auch Bilder hochladen.

Dann folgen zwei Stammeinstellungen für die Buchhaltung: Die Kostenstelle und der Kostenträger speziell für dieses Produkt.

In dem Bereich nebenan, Zuordnung von Einheiten, können Sie angeben, wie viel z.B. Kilogramm eines Produktes einem Stück entspricht (Einheiten frei wählbar) bzw. das spezielle Eigengewicht des Produktes auswählen.

Weiter können Sie das Ablaufdatum, potentiell abweichende Mahnkennzeichen und Formeln speziell für dieses Produkt, sowie den Nachfolgeartikel (für den Fall, dass es sich um einen Halbfertigprodukt) und den für dieses Produkt zuständigen Mitarbeiter bestimmen.

Zusatzartikel

Hier können Sie weitere wertige Artikel, die aber keinen eigenen Artikelstandort haben, mit Wert, Zeitpunkt, Menge bzw. Grundlage und Artikelnummer sowie Index eingeben.

Provisionen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiterprovisionen oder Vertreterprovisionen nutzen, können Sie hier bis zu 26 verschiedene Provisionsmodi erstellen, um für diesen Artikel alle Verkaufseventualitäten abzudecken.

Eigenschaften

Der Bereich der Artikeleigenschaften ist sehr komplex und wird in einem eigenen Bereich hier (Verlinkung folgt!) ausführlich mit allen dazugehörigen Masken erklärt.

Preisgruppen

Sie haben im Verlauf unserer 3S ERP Software die Möglichkeit, jeden Kunden in eine spezielle oder allgemeine Kundenpreisgruppe einzutragen, um ihm spezielle Produktpreise zu geben. Hier im Reiter Preisgruppen legen Sie die entsprechenden Kundenpreisgruppen an, wobei Sie, analog zum Reiter Verkauf den aktuellen Listenpreis, den alten Listenpreis und den zukünftig neuen Listenpreis sowie den Rabatt, den Sie der unter Preisgruppe benannten Kundengruppe einräumen wollen, eintragen. Dabei können Sie beliebig viele Kundenpreisgruppen pro Artikel erstellen, also auch, wenn gewünscht, z.B. eine für jeden Kunden.

Statistische Preise

Artikelstamm_Preise

Zu Ihrer Information haben Sie hier die Möglichkeit, die einzelnen Preiswerte für den Einkauf, Verkauf und für die Kalkulation einzusehen. Viele Werte sind vorgegeben und werden von den anderen Masken übernommen, einige Werte können Sie dort aber eingeben, um z.B. verschiedene Kalkulationsmodelle mit verschieden großen Anteilen in den verschiedenen Kostenarten durchzuspielen.

Referenzen

Artikelstamm_Referenzen

Der Reiter Referenzen steht in unserer 3S ERP Software für den Bereich, in dem alle nationalen und internationalen Warenverkehr nötigen Angaben erfolgen, sei es z.B. die Zolltarifnummer, die ECCN Nummer oder Ursprungsregion im Ursprungsland.

Hinweis:
Die Eingabe der Bedingungen und Daten für den Stücklisten-Konfigurator unterscheidet sich von den restlichen Masken insofern, dass für die Bearbeitung dieses Bereiches zumindest rudimentäre SQL Kenntnisse erforderlich sind.

Sollten Sie mit einer Zeichnungsablage arbeiten, können Sie hier zudem die Zeichnungsnummer sowie die dazu gehörenden Normen bestimmen, zuordnen und bearbeiten.

Hier finden Sie auch den Bereich, um die Bedingungen und Daten für den Stücklisten-Konfigurator zu ändern (SQL). Dazu bitte in die beiden Befehlszeilen einen Doppelklick tätigen, um in den SQL Editor zu kommen.

Produktion

Im Reiter Produktion können Sie speziell für diesen Artikel entweder die üblichen Produktionsparameter, die Sie zuvor im Firmenstamm eingestellt haben, wählen oder für diesen Artikel spezielle Parameter bestimmen.
Hierzu zählen neben dem Zeitrahmen, in dem die produzierten Artikel und die dafür benötigten Materialien freigegeben werden auch die optimale Losgröße sowie die vorgegebene Zeitdauer für die Produktion eines einzelnen Artikels. Zudem können Sie hier angeben, ob Sie einen Erstmusterprüfbericht benötigen oder nicht.

Einkauf

Artikelstamm_Einkauf

Dies ist die Maske zur Eingabe des artikelspezifischen Einkaufspreises. Sie können sowohl den aktuellen Preis, zu dem Sie derzeit den Artikel beziehen, als auch, analog dem Reiter Verkauf, den alten EK-Preis als auch den zukünftig neuen EK-Preis eingeben. Hier können Sie Ihren Standard-Lieferanten bzw. Standard-Hersteller des Artikels oder auch beides angeben, sowie abweichende EK-Größen und die für Sie optimale Losgröße für den Einkauf bestimmen.

Verpackungsvorschriften

Analog den beiden Reitern Bemerkungen und Artikeltexte ist der Reiter Verpackungsvorschriften ein reiner Textreiter, in dem Sie interne Vorgaben für die Verpackung dieses speziellen Artikels vornehmen können.

QM

Hinweis:
Die ABC/XYZ-Analyse ist ein Verfahren zur besseren Klassifizierung von Lagerbeständen in einem Unternehmen. Während die ABC-Analyse die Artikel nach ihrem Anteil am Unternehmensumsatz (A=hoch, C=niedrig) misst, orientiert sich die XYZ-Analyse am Bedarfsverlauf bzw. der Nachfragesituation der Artikel (X=konstant, Z=sporadisch). Beide Analysen zusammen ergeben eine Tabelle, aus der man dann die Wertigkeit der Artikel im Lager entnehmen kann.

Im letzten Reiter Qualitäts-Management (QM) können Sie angeben, ob eine Dokumentations- oder Archivierungspflicht besteht und wie der entsprechenden Artikel in der ABC-Analyse bzw. in der XYZ-Analyse bewertet ist.

Die 3S ERP-Module

Basis Einkauf/Verkauf Produktion Buchhaltung Zeiterfassung
Systemumgebung Auftragsbearbeitung Produktionsplanung Finanzbuchhaltung Personalzeiterfassung
Projektverwaltung Bestellwesen Lohnfertigung Kostenrechnung Betriebsdatenerfassung (BDE)
GDPdU-Schnittstelle OP-Verwaltung Qualitätsmanagement Anlagenbuchhaltung Projektzeiterfassung
Dokumentenmanagement Schnittstelle Fremdbuchhaltung Produktkonfigurator SEPA-Zahlungsverkehr
GoBD Schnittstelle Provisionsabrechnung Grafische Plantafel Kontoauszüge nach MT940
CRM Tourenplanung Wekzeugverwaltung
Behälterverwaltung Gefahrstoffmanagement
EDI CAD-Schnittstelle